Ausschreibungsberatung im Bereich Gebäudereinigung

Unsere Hilfe und Beratung bei der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen bieten wir sowohl für öffentliche als auch privatwirtschaftliche Auftraggeber an.

Nach dem Baukastenprinzip können Sie die benötigten Leistungen individuell auswählen.

Die Vorbereitung der Ausschreibung

In dieser Phase werden die ausschreibungsrelevanten Daten ermittelt.

• Erstellung von Boden- und Glasaufmaßen sowie Aufnahme der Grau- und Grünflächen
• Ermittlung der aktuellen Leistungen und Aufzeigen von Optimierungspotenzial
• Festlegung der anzuwendenden Vergabeordnung sowie des optimalen Vergabeverfahrens

         - EU-weite Ausschreibungen nach VgV

         - nationale Ausschreibungen nach UVgO bzw. VOL/A

         - Ausschreibung nach Sektorenverordnung (SektVO)

• Aufstellung des Projektablaufplans unter Berücksichtigung möglicher Fristen

Die Erstellung Ihrer Vergabeunterlagen

Gerne Erstellen wir in enger Absprache mit Ihnen entweder die vollständigen Vergabeunterlagen, oder auch nur die leistungsbezogenen Unterlagen.

Bei der Erstellung der vollständigen Vergabeunterlagen durch das Pfiff Institut werden selbstverständlich auch sämtliche bundesland-spezifischen Vorgaben sowie die vorgegebenen Vordrucke berücksichtigt.

In den leistungsbezogenen Unterlagen werden folgende Punkte umfassend geregelt:

• Leistungsbeschreibung inkl. Leistungsverzeichnis
• Vorgaben für die Objektbegehung
• Einbindung sonstiger Tätigkeitsfelder  (z. B. Winterdienste)
• Einbindung ergänzender Leistungen (z. B. Blumen gießen), gerade bei einer Umstellung von Eigen- auf Fremdreinigung
• Vorgaben für die Objektüberwachung und die durchzuführende Qualitätssicherung
• Festlegung von Eignungs- und Wertungskriterien sowie der Bewertungsmatrix
• Erstellung der besonderen Vertragsbedingungen für die Reinigung (BVBs)
• Erstellung der Auftragsbekanntmachung (oder auf Wunsch der ausschreibungsspezifischen Eckdaten)

Die Durchführung Ihrer Ausschreibung

Auf Wunsch übernehmen wir gerne die Abwicklung des gesamten Verfahrens für Sie.

• Absendung der Auftragsbekanntmachung und Bereitstellung der Vergabeunterlagen
• Betreuung der Vergabe-Plattform
• Bieterkommunikation
• Beantwortung von Bewerber-/Bieterfragen unter Berücksichtigung des Gleichbehandlungsgrundsatzes
• Submission

Die Auswertung der abgegebenen Angebote

Die Bewertung der eingehenden Angebote wird auf der Grundlage der folgenden vier Stufen vorgenommen:

1. Stufe:
Ausschluss von Angeboten wegen inhaltlicher und formeller Mängel

2. Stufe:
Prüfung auf das Vorliegen von Ausschlussgründen, Überprüfung der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung, der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit sowie der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit

3. Stufe:
Prüfung der Angebote auf Auskömmlichkeit und Plausibilität sowie die Einhaltung gegebenenfalls vorgegebener Parameter

Überprüfung der Stundenverrechnungssätze, der produktiven und ggf. unproduktiven Stunden sowie der Preise

4. Stufe:
Auswahl des wirtschaftlichsten Angebotes auf der Grundlage der vorab bekannt gemachten Wertungskriterien

Zu unserem Leistungsumfang gehört auch die Einholung von gegebenenfalls notwendigen Nachforderungen oder Aufklärungen oder die Übermittlung entsprechender Musterschreiben.

Im Anschluss erhalten Sie eine ausführliche Dokumentation inklusive einer Vergabeempfehlung. Nach Ihrer Vergabeentscheidung werden die nicht berücksichtigten Bieter durch das Pfiff Institut informiert. Erfolgt der Versand der Informationsschreiben („Absagen“) durch Sie selbst, übermitteln wir hierzu entsprechende Musterschreiben.

Auch bei der Bekanntmachung vergebener Aufträge sind wir Ihnen gerne behilflich oder übernehmen diese für Sie.

Da wir seit über 20 Jahren Ausschreibungen durchführen ist Ihre Ausschreibung bei uns in guten Händen.