Ausschreibungsberatung im Bereich Catering und Verpflegung

Wir bieten Ihnen eine umfassende Beratung und Unterstützung bei der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen und begleiten Sie bis hin zur Vergabe durch Ihren Ausschreibungsprozess.

Egal ob Kinder in Kitas, Schulen oder sonstigen Einrichtungen verpflegt werden sollen oder Erwachsene in der Kantine, im Krankenhaus oder Pflegeheim zu verköstigen sind, wir helfen Ihnen die gewünschte Qualität zu einem angemessenen Preis einzukaufen. Hierbei ist es unerheblich, ob es sich um eine reine Lieferung handelt oder Ihre eigene Küche betrieben werden soll.

Nach dem Baukastenprinzip können Sie die benötigten Leistungen individuell auswählen.

Die Vorbereitung der Ausschreibung

In dieser Phase werden die ausschreibungsrelevanten Daten ermittelt:

• Erarbeitung und Aufnahme Ihrer Anforderungen
  
• Festlegung der anzuwendenden Vergabeordnung sowie des optimalen Vergabeverfahrens
  
• Aufstellung des Projektablaufplans unter Berücksichtigung möglicher Fristen

Die Erstellung der Vergabeunterlagen

Gerne erstellen wir in enger Absprache mit Ihnen entweder die vollständigen Vergabeunterlagen, oder auch nur die leistungsbezogenen Unterlagen.

Bei der Erstellung der vollständigen Vergabeunterlagen durch das Pfiff Institut werden selbstverständlich auch sämtliche bundesland-spezifischen Vorgaben sowie die vorgegebenen Vordrucke berücksichtigt.

In den leistungsbezogenen Unterlagen werden folgende Punkte umfassend geregelt:

• Leistungsbeschreibung
• Festlegung von Eignungs- und Wertungskriterien sowie der Bewertungsmatrix
• Erstellung der besonderen Vertragsbedingungen Catering (BVBs)
• Erstellung der Auftragsbekanntmachung (oder auf Wunsch der ausschreibungsspezifischen Eckdaten)

Die Durchführung Ihrer Ausschreibung

Auf Wunsch übernehmen wir gerne die Abwicklung des gesamten Verfahrens für Sie:

• Absendung der Auftragsbekanntmachung und Bereitstellung der Vergabeunterlagen
• Betreuung der Vergabe-Plattform
• Bieterkommunikation
• Beantwortung von Bewerber-/Bieterfragen unter Berücksichtigung des Gleichbehandlungsgrundsatzes
• Submission

Die Auswertung Ihrer Ausschreibung

Die Bewertung der eingehenden Angebote wird auf der Grundlage der folgenden vier Stufen vorgenommen:

1. Stufe:
Ausschluss von Angeboten wegen inhaltlicher und formeller Mängel

2. Stufe:
Prüfung auf das Vorliegen von Ausschlussgründen, Überprüfung der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung, der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit sowie der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit

3. Stufe:
Prüfung der Angebote auf Auskömmlichkeit und Plausibilität sowie die Einhaltung gegebenenfalls vorgegebener Parameter sowie Überprüfung der Preise

4. Stufe:
Auswahl des wirtschaftlichsten Angebotes auf der Grundlage der vorab bekannt gemachten Wertungskriterien
Zu unserem Leistungsumfang gehört auch die Einholung von gegebenenfalls notwendigen Nachforderungen oder Aufklärungen oder die Übermittlung entsprechender Musterschreiben.
Im Anschluss erhalten Sie eine ausführliche Dokumentation inklusive einer Vergabeempfehlung. Nach Ihrer Vergabeentscheidung werden die nicht berücksichtigten Bieter durch das Pfiff Institut informiert.
Erfolgt der Versand der Informationsschreiben („Absagen“) durch Sie selbst, übermitteln wir hierzu entsprechende Musterschreiben.
Auch bei der Bekanntmachung vergebener Aufträge sowie der Statistikmeldung sind wir Ihnen gerne behilflich oder übernehmen diese für Sie.

Da wir seit über 20 Jahren Ausschreibungen durchführen ist Ihre Ausschreibung bei uns in guten Händen.